REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO

MINISTERE DU PLAN ET SUIVI DE LA MISE EN ŒUVRE DE LA REVOLUTION DE LA MODERNITE

INSTITUT NATIONAL DE LA STATISTIQUE

INS

PROJET D'APPUI INSTITUTIONNEL EN STATISTIQUE ET AUX FINANCES PUBLIQUES (PAI- STATFIN)

TERMES DE REFERENCE POUR LE RECRUTEMENT D'UN CONSULTANT CHARGE DE L'ELABORATION DU MANUEL DES PROCEDURES D'EXECUTION DES OPERATIONS DU PROJET D'APPUI INSTITUTIONNEL EN STATISTIQUE ET AUX FINANCES PUBLIQUES « PAI- STATFIN »

1. Contexte

Le Gouvernement de la République Démocratique du Congo a reçu un don du Fonds Africain de Développement (FAD) pour financer le Projet d'Appui Institutionnel en Statistiques et Finances Publiques.

Le Projet se décline en trois composantes à savoir :

(1) Appui en Statistique

(2) Appui aux Finances Publiques et

(3) Gestion et Coordination du Projet.

Une partie du don sera utilisée pour financer les services d'un Consultant chargé de l'élaboration du Manuel des procédures d'exécution des opérations du projet PAI- STATFIN.

2. Objectifs de la Mission du Consultant

L'objectif global de la Mission est de rédiger un Manuel des procédures d'exécution des opérations du PAI STATFIN afin de définir les rôles de tous les acteurs impliqués dans la gestion financière, administrative et la comptabilité de ce Projet en vue d'éviter d'éventuels conflits d'attributions et d'empiétement.

Le manuel comprendra l'organisation et le fonctionnement du Projet. Il présentera le cadre de la gestion des opérations du projet avec une définition précise des rôles et responsabilités de chaque acteur ainsi que les procédures à respecter.

3. Etendue de la Mission

L'étendue de la Mission comprend :

1. L'analyse de l'existant conformément au point 8 des TDR ;

2. La rédaction du Manuel des procédures administratives, financières et comptables ;

3. La formation des cadres du Projet pour une utilisation efficiente du Manuel des procédures.

4. Tâches du Consultant

Le Manuel des procédures qu'élaborera le Consultant devra contenir des précisions sur les points non exhaustifs ci-dessous :

-  Présentation du Projet PAI STATFIN en spécifiant les rôles et responsabilités de chaque intervenant ainsi que la BAD.

-  Les procédures opérationnelles à respecter par tous les acteurs du Projet ;

-  Les dispositions relatives à la gestion des étapes du processus de passation et de gestion des marchés opérationnelles ou institutionnelles (modalités de mises en place des commissions, délais de traitement des dossiers) ;

-  Les procédures de contrôle interne des opérations du Projet, les dispositions et chaine d'approbations avant transmission, responsabilités. archivages et classement des dossiers de passation des marchés etc...

-  Les procédures de Passation des Marchés, pour l'acquisition des biens, travaux, et services ainsi que l'archivage des dossiers de Passation des Marchés.

-  Les procédures sur l'élaboration des plans des opérations ;

-  Les procédures administratives, financières et comptables du Projet.

5. Les Résultats attendus 

• Le Manuel des procédures d'exécution des opérations du Projet est élaboré ;

•  Les procédures d'exécution du Projet sont définies ;

• Le Manuel élaboré permet :

-  De comprendre l'organisation et le fonctionnement du Projet à travers un organigramme ;

-  Une définition claire des rôles et responsabilités des différents organes du Projet ;

- Une définition claire des tâches attribuées à chaque poste de l'organigramme ;

-  Une traçabilité des transactions financières ;

-  Une utilisation rationnelle des ressources mises à la disposition du Projet ;

-  Un respect des règles et principes généralement admis en matière de gestion comptable et financière ;

-  Un rapport de formation des agents approuvé par la coordination du Projet.

6.  Profil du Consultant

Le Consultant doit présenter le profil suivant :

• Etre détenteur d'un diplôme universitaire de niveau Bac+5 en Gestion Financière et Comptable, Administration Publique, Sciences Economiques, ou domaines équivalents ;
• § Justifier d'une expérience pertinente d'au moins cinq (5) ans dans le domaine de la gestion et de l'exécution des projets de développement ;
• § Avoir une expérience avérée de gestion financière, d'auditeur ou de comptable ;
• Justifier une expérience pertinente dans l'élaboration de(s) manuel(s) des procédures administratives et financières d'un projet financé par les bailleurs de fonds ;
• § Avoir une bonne connaissance des procédures et directives de la BAD ou des autres bailleurs en matière de gestion financière, et passation des marchés ;
• § Avoir une bonne maîtrise de l'outil informatique (word, Excel, Power point,...) ;
• § Avoir une parfaite maîtrise du français écrit.

7. Production du Manuel

Le manuel sera rédigé en français et une version provisoire éditée en cinq (5) exemplaires sera remis au PAI-STATFIN qui disposera de 10 jours pleins pour lecture et observations écrites au Consultant.

Celui-ci déposera le rapport final, en quinze (15) exemplaires, au plus tard 10 jours après la date de réception des observations. Il remettra en plus le contenu du manuel définitif en soft sur cinq supports informatiques(CD-ROM) de bonne qualité.

8. Déroulement, Méthodologie, Calendrier et Durée de la mission

Sous la supervision du Coordonnateur du Projet, le Consultant travaillera en étroite collaboration avec les Cadres de la Cellule d'Exécution du Projet PAI-STATFIN. Il organisera les séances de travail avec tous les acteurs impliqués dans la gestion administrative, financière et comptable du Projet.

La durée totale de la mission est de 38 jours ouvrables suivant détails ci-après :

• § L'élaboration du Manuel de procédures d'exécution des opérations du Projet doit être réalisée dans une période de quatre semaines maximum, soit 28 jours, dont comprise l'édition de la version provisoire à compter du démarrage de la mission ;
• § Le Projet disposera de 10 jours également pour lecture et observations écrites éventuelles à soumettre au Consultant ;
• § Le Consultant aura 7 jours à dater de la réception des observations écrites pour déposer le rapport final conformément au point 7 des TDR ;
• § La deuxième phase de la mission qui consiste en la formation pour l'utilisation manuel, et commencera dès le dépôt du manuel au projet, elle devra s'étaler sur 3 jours.

Ce calendrier peut être revu de commun accord au début ou en cours de la mission et selon la nécessité.

9. Intrants fournis par le Projet

Le Projet fournira au Consultant tous les documents disponibles du Projet, à savoir le Protocole d'Accord de Don, le Rapport d'Evaluation du PAI-STATFIN,...